Dezember 2015

Dokumente gemeinsam bearbeiten mit großer Akzeptanz

Sollen Dokumente gemeinsam bearbeitet werden, ist für die Akzeptanz eine einfache, flexible und transparente Rechteverwaltung unabdingbar. Benutzer müssen diese bei Bedarf auch selbst bedienen können, ohne auf die Hilfe von Administratoren angewiesen zu sein. CoPTrack unterstützt dies indem etwa ein Masterverzeichnisplan erstellt werden kann, wobei Unterverzeichnisse speziell freigegeben werden, in denen zugelassene Benutzer selbst agieren können.

Besonders hilfreich ist auch, dass Zugangsrechte an Verzeichnissen vergeben werden und nicht an einzelnen Dokumenten. Dies vereinfacht und erleichtert die Zusammenarbeit sehr. So kann ein „Freigabeverzeichnis“ eingerichtet werden, das einem definierten Personenkreis erlaubt alle Dokumente des Verzeichnisses freizugeben. Ein anderer Personenkreis darf Dokumente in das Verzeichnis einstellen.

Um Verzeichnisse für andere Personen freizugeben, wählt der Anwender mit Hilfe von Suchfunktionen Benutzer oder Benutzergruppen aus.  Hierbei kann er zwischen verschiedenen Rechten wählen. Er kann Dokumente nur zum Lesen oder auch zum Verändern freigeben. Mit dem Änderungsrecht können auch Statusinformationen geändert werden, also etwa Dokumente freigeben.

Für einige Anwendungsfälle ist es besonders hilfreich, dass möglich ist, dass für einen Benutzerkreis nur die Dokumente gefunden werden, die ein Benutzer selbst eingestellt hat. Ein anderer Benutzerkreis für dasselbe Verzeichnis kann alle Dokumente finden und gegebenenfalls bearbeiten.