Juni 2012

Aufgaben, aus Projekten oder Einzelaufgaben bestimmen einen Großteil der täglichen Arbeitsorganisation.

Projektaufgaben werden durch Projektleiter formuliert und beauftragt. Daneben gibt es eine Vielzahl anderer Ursachen, die Aufgaben erzeugen. Etwa durch den Anruf oder E-Mail eines Kunden doch mal einen bestimmten Sachverhalt zu überprüfen oder durch eine Serviceanfrage (Ticket) oder auch durch die Unterstützung der eigenen Vertriebsabteilung.

Allen diesen Aufgaben ist gemeinsam, dass sie spontan entstehen und direkt beim ausführenden Sachbearbeiter beauftragt werden, ohne die Organisationshierarchie einzubeziehen und dass sie oft einen erheblichen Teil der Arbeitszeit belegen.

Das Ressourcenmanagement von CoPTrack unterstützt auch diese Abläufe. Erst mit der Einbeziehung auch dieser Aufgaben kann eine realistische Auslastungsplanung durchgeführt werden. Außerdem sind Vorgesetzte immer über den aktuellen Stand aller Aufgaben informiert.

Sind noch keine Erfahrungswerte über den Umfang von direkt beauftragten Aufgaben bekannt, wird man diese zunächst erfassen und dokumentieren. Nach einiger Zeit sind erste Erfahrungswerte gewonnen, die dann eine Basis für eine verbesserte Planung liefern. Durch eine kontinuierliche Verfolgung der Ist-Werte erzielt man eine stetige Verbesserung der Planung.

CoPTrack unterstützt all die genannten Varianten der Aufgabenentstehung und Beauftragung mit effizienten Mitteln und bietet stets aktuelle Auslastungssichten und Beauftragungsstände. CoPTrack bietet die volle Information, welche Aufgaben bearbeitet wurden, derzeit in Bearbeitung sind einschließlich dem Bearbeitungsfortschritt, sowie welche Aufgaben bekannt und geplante sind.