CoPTrack integriert Einzelaufgaben und Kleinprojekte in die Projektlandschaft

Vom Einzelprojekt zur Projektlandschaft – die Welt der Aufgaben und Kleinprojekte

Die Themen Multi-Projektmanagements und Programmmanagements sind in vielen Unternehmen nichts Neues, sondern schon lange Realität. Bei der Suche nach Software-Werkzeugen für eine angemessene Unterstützung durch werden meist entsprechende Anforderungen auch bedacht.

Vergessen wird oft die Welt der Kleinprojekte und Einzelaufgaben, die einen erheblichen Anteil im Arbeitsalltag haben. Um einer umfassenden projektorientierten Arbeitsorganisation gerecht zu werden, sind deshalb auch „Kleinprojekte“ mit einzubeziehen. Nur wenn die Gesamtheit aller dieser „Projekte“ in einer Umgebung, integriert und entsprechend ihren unterschiedlichen Anforderungen unterstützt wird, ergibt sich eine durchgängige Arbeitsweise und offenbart sichtbaren Nutzen.

Dabei unterscheiden sich die verschiedenen Projektarten nicht nur in ihrer Größe. sondern vor allem in ihrer Organisation, im Entstehungsprozess, in der Beauftragung der Mitarbeiter, in der Durchführung und im Abschluss.
Die klassischen Projekte durchlaufen einen mehr oder weniger umfassenden Projektzyklus, von der Initiierung bis zum Projektabschluss mit verschiedenen Freigabeprozessen und einer Aufgabenplanung bis auf Ressourcenebene. Diese sind, insbesondere bei Projekten mit großer Bedeutung oder mächtigem Umfang sehr umfangreich.

Im Gegensatz dazu stehen Aufgaben oder „Kleinstprojekte“, die aufgrund eines Ereignisses entstehen und auch ohne formale Freigaben und Genehmigungen erledigt werden müssen. Auch solche Aufgaben haben typische Projektmerkmale wie Beginn, Ende und einen zu erbringenden Aufwand. Sie unterscheiden sich aber drastisch in der Abwicklung der Phasen, wie Beauftragung, Organisation und Abschluss. Meist gibt es Vereinbarungen oder durch den Alltag entstandene Übereinkünfte, wie alle solche Aufgaben durchzuführen sind. Eine Beauftragung einer solchen Aufgabe kann beispielsweise durch einen Anruf eines Vertriebsmitarbeiters in der Entwicklungsabteilung sein, für einen Kunden eine Variante eines Produkts entsprechend neuer Anforderungen auf Machbarkeit zu prüfen und eine Abschätzung für den Entwicklungsaufwand abzugeben. Für eine Transparenz der anfallenden Aufgaben kann es durchaus wünschenswert sein, auch solche Miniprojekte zu dokumentierten und den erbrachten Aufwand etwa auf einem Kundenkonto zu vermerken.

CoPTrack bietet verschiedenen Konzepte und Unterstützungsfunktionen für die unterschiedlichen Projektarten. So kennt CoPTrack Begriffe wie „Projekt“, „Teilprojekt“, „verknüpfte Projekte“ und „Aufgaben“, die ohne Medienbruch, organisch verbunden und überführbar sind. Aufgaben können auch ohne Projektbezug erstellt, beauftragt und durchgeführt werden. Soll eine Aufgabe zu einem Zeitpunkt in ein Projekt einfließen, kann sie jederzeit in eine Projektaufgabe überführt werden.

Damit bietet CoPTrack eine nahtlose Unterstützung von Programmen, über Einzelprojekte bis hin zu Einzelaufgaben.