Geschäftsprozesse, Vorgangsbearbeitung

Geschäftsprozesse oder Vorgangsbearbeitungen sind eine Folge von Einzeltätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Ein Geschäftsprozess kann Teil eines anderen Geschäftsprozesses sein oder andere Geschäftsprozesse enthalten bzw. diese anstoßen. Geschäftsprozesse gehen oft über Abteilungen und Betriebsgrenzen hinweg.

Zunächst eine Begriffsklärung: Für den beschriebenen Sachverhalt werden auch weitere Begriffe synonym verwendet. So sind für Geschäftsprozess auch Arbeitsablauf, Workflow oder Fallbearbeitung zu finden und Einzeltätigkeiten werden mit Arbeitsschritten oder Aktivitäten bezeichnet.

CoPTrack unterstützt die Bearbeitung von Geschäftsprozess durch verschiedene Sachbearbeiter (z. B. die Bearbeitung von Anträgen) von der Entstehung des Vorgangs (Antragsstellung) bis zur endgültigen Erledigung.
Dabei werden die einzelnen Arbeitsschritte und deren Ergebnisse dokumentiert, so wird festgehalten, ob ein Antrag angenommen, abgelehnt oder zurückgestellt wurde. Natürlich können auch entsprechende Begründungen hinterlegt werden.

Rückfragen, Termine, Kleinaufgaben

CoPTrack bietet aber noch mehr. Fallbearbeitungen können mehr als nur aus sequentiellen (oder verzweigenden) Abläufen bestehen. So können auch Rückfragen auftreten, um einen Sachverhalt besser beurteilen zu können oder es sind Besprechungen erforderlich.

Nimmt man als Beispiel die Bearbeitung einer Angebotsanfrage, so ist es häufig der Fall, dass nach einer ersten Analyse der Anfrage eine Besprechung über die weitere Bearbeitung der Anfrage einberufen wird. Im weiteren Verlauf treten dann mehr oder weniger umfangreiche Aufgaben, etwa eine Kalkulation zu erstellen, auf.

Mit CoPTrack können auch Rückfragen, Termine und sogar Kleinaufgaben in den Ablauf integriert werden. Damit ist ein Vorgang umfassend und zusammenhängend dokumentiert.

Integration ins Projektmanagement

Geschäftsprozesse treten isoliert von Projekten aber auch innerhalb der Projektarbeit auf. So gibt es oft Klärungsbedarf zu einem Vorgang oder zu einem (Projekt-)Arbeitsauftrag, z. B. soll das Vorliegen von detaillierten Einzelergebnissen als Voraussetzung für den Beginn einer Abnahme dokumentiert und deren Erledigung verfolgt werden. Aber auch der gesamte Abnahmeprozess als Teil eines Meilensteins ist ein aus der Projektpraxis bekanntes Beispiel.

Solche Beschreibungen und Teilprozesse werden üblicherweise nicht im Projektplan aufgenommen, wie etwa auch Projektmeetings, da sie entweder spontan auftreten oder auch Projektpläne überfrachten und diese dadurch unübersichtlich werden, wodurch die wichtigen Elemente visuell ihre Bedeutung verlieren und in der Informationsflut untergehen.

Mit CoPTrack können Dokumente (Notizen, Kommentare, …), Termine, ergänzende Aufgaben und auch gesamte Arbeitsabläufe dargestellt, verfolgt und gesteuert mit den entsprechenden Projekt-Elementen verknüpft werden. Im Projekt-Journal können zu Projektstrukturen ergänzende Beschreibungen direkt erstellt und dann übersichtlich und leicht gefunden werden.