Module

Die Anforderungen an eine Projektmanagement-Software sind sehr unterschiedlich und sie verändern sich bei einem Unternehmen mit der zunehmenden Erfahrung im Umgang mit CoPTrack. Die Modularität erlaubt es, genau den Leistungsumfang bereitzustellen, der angefordert ist, und bei erweiterten Anforderungen, die entsprechende Funktionen freizuschalten.

Basis-Modul

Das Basis-Modul bietet alle die Funktionen, die für eine Projektplanung und -verfolgung sowie eine Ressourcenverwaltung erforderlich sind. Mitarbeiter des zentralen Pools können den Projekten als Teammitglieder zugewiesen und mit Projektaufgaben versehen werden. Den Mitarbeiter steht eine Aufgabenliste zur Verfügung, die für die Zeiterfassung und für Rückmeldungen zum Bearbeitungsstand dient.

Erweitertes Ressourcenmanagement, Kapazitätsplanung

Aussagen über den Einsatz von Mitarbeitern in allen Projekten und über ihre Auslastung stehen mit Klick zur Verfügung. Damit werden Auslastungslücken und Überlastsituationen aufgedeckt wodurch eine gleichmäßige und kontinuierliche Beauftragung erzielt werden kann.

Leistungsabrechnung, interne Verrechnung

Personal- und Sachleistungen können nach verschiedenen Kriterien, die in einem Vertrag hinterlegt werden, abgerechnet werden. Zyklische Abrechnungen nach Aufwand aber auch Festpreise nach einem Zahlungsplan werden unterstützt. Die Abrechnungssätze können kundenspezifischen und zeitraumbezogenen Änderungen unterliegen.

Grundlage für eine effiziente, zeitnahe und fehlerfreie Abrechnung bildet die einfache und intuitive Leistungserfassung von CoPTrack.

Kostenmanagement

Eine umfassende Kostenplanung und -verfolgung zeigt stets den aktuellen Projektstand an. Ergänzt mit Forecasts steht die Information zur Verfügung, die, bei Abweichungen, für das rechtzeitige ergreifen von Maßnahmen benötigt werden. Personal- und Sachkosten werden unabhängig voneinander geplant und gesteuert.

Für das Finanzwesen und den Einkauf können Leistungen als Zukauf und Investition gekennzeichnet werden. Aussagen zum Umfang und Zeitpunkt von Zahlungen sind ebenso möglich wie Materialbedarfslisten für eine rechtzeitige Beschaffung.

Dokumentenmanagement: gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten war nie einfacher und effektiver

Die Zusammenarbeit an Dokumenten ist ein entscheidendes Element im Unternehmen bei der effektiven Arbeit als Team. Der Modul Web-Dokumente bietet völlig neue Möglichkeiten im Thema „collaborate and share“:

  • Dokumente bearbeiten und verteilen
  • Dokumentenbasierte Zusammenarbeit
  • Dokumente in Projekte integrieren

Der Modul ist insoweit auch völlig eigenständig, als dass er unabhängig von Projekten benutzt werden kann und ein eigenständiger Anwendungsbereich ist.

Dokumente verteilen, also anderen zugänglich machen, gemeinsames Erstellen von Dokumenten, dokumentieren des Bearbeitungsstand und Workflows für Dokumente freigeben oder Anträge genehmigen oder einfach Bearbeitungsstände dokumentieren sind Funktionen, die das Arbeiten mit Dokumenten erheblich vereinfachen.

Immer das Original, keine Kopien – dieses essentielle Ziel wurde konsequent umgesetzt. Es ist immer das Original sichtbar und es wird immer das Original bearbeitet, auch wenn ein Dokument in mehreren Verzeichnissen hinterlegt ist. Damit sind die Tage der Weiterleitung von Anlagen in E-Mails Vergangenheit. Von jetzt an brauchen Sie Ihr Dokument nicht mehr herumreichen und sich dann mit der Abstimmung von Versionskonflikten, dem manuellen Zusammenführen und Koordinieren von Änderungen, der Ermittlung, wer welche Schritte unternommen hat und der Suche nach der aktuellsten Version abmühen.

E-Mail-Archiv

Das Web-basierte E-Mail-Archiv ermöglicht eine einfache Organisation der ein- und ausgegangenen elektronischen Korrespondenz und der darin enthaltenen Anlagen. Es bietet ein einfaches Archivieren und Zusammenführen von E-Mails mit Projekten, Unternehmensbereichen und Kunden, sowie ein flexibles Recherchieren und schnelles Finden.

Portfolio-Analyse

Projekte werden zu unterschiedliche Zeiten nach den verschiedensten Gesichtspunkten bewertet. Als Entscheidungsgrundlage für eine Projektdurchführung werden oft Risikobewertungen oder Bewertungen nach dem Nutzen eines Projekts für das Unternehmen durchgeführt werden.

CoPTrack bietet frei definierbare Bewertungsschemata, Bewertungen können von verschiedenen Mitarbeitern unabhängig voneinander durchgeführt und dann verglichen werden.

Formular- und Antragswesen

Formulare und Anträge bilden eine Grundlage für einen strukturierten Geschäftsablauf und integriert häufig ein Issue-Management (Ticket-System).

Personalverwaltung – Arbeitszeit und Abwesenheiten, Reisekosten

Durch die einfache und effiziente Bedienung der Software CoPTrack werden Bearbeitungszeiten und Fehlerraten für die Personalverwaltung und die Mitarbeiter reduziert. Das Programm setzt damit die Grundlage für eine unauffällige, aber gewissenhafte, sachgerechte und transparente Bearbeitung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten – so wie es für solche Standardprozesse sein sollte.