CoPTrack Übersicht

Projektplanung

Projektplan

Leistungsbeschreibung in Stichworten

Projektplanung

  • Einzelprojekte, Ansammlung von Kleinprojekten, Teilprojekte, verknüpfte Projekte
  • Projektprogramme, Projekt-Portfolios
  • simultane Multi-Projektplanung (mehrere Projekte in einem Gantt-Diaramm)
  • Termine, Aufwand, Kosten, Budget
  • automatische Berechnung optimaler Termine unter Berücksichtigung der Gesamtauslastung einer Ressource
  • Planen von Szenarien, Simulationen
  • Planungsalternativen erstellen
  • Informationsdichte durch Ein- und Ausblenden steuerbar
  • Aufwands- und Kostenkalkulation bottom up und/oder top down
  • Vorlagen für Projekte und Teilprojekte (Projektbausteine)
  • Unterstützung von Standard-Projektphasen
  • Basisplan, Versionen, Variantenpläne
  • Sachleistungen: Mengen, Kosten (zeitraumabhängige Kosten- und vertragsabhänige Abrechnungssätze)
  • Projektvorlagen, Teilprojektvorlagen

Nichtprojektvorgänge (Linienaufgaben)

  • Zeiterfassung für Nichtprojektaufgaben
  • frei definierbar, hierarchisch
  • Mitarbeiter zuordenbar

Ressourcenmanagement, Kapazitätsplanung

  • Ressourcenplanung unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit und Auslastung
  • Einsatzplanung, kalenderbasiert, elektronische Plantafel – Terminplanung für nicht überlappende Aufgaben
  • Regelarbeitszeit, Anteil für Projektaufgaben in %
  • Feiertagskalender
  • Urlaubsverwaltung
  • Kostensätze
  • Auslastung, Überplanung, Auslastungslücken
  • Involvement: automatische Ermittlung aller zugeordneten Projekte und Aufgaben einer Ressource
  • Projektplanung
  • grafisch, interaktiv mit Gantt-Diagrammen (Web-basiert oder mit CoP2go im Online- oder Offline-Modus)
  • simultane Multi-Projektplanung
  • Planen von Szenarien
  • Informationsdichte durch Ein- und Ausblenden steuerbar
  • simultane, rollierende Planung nach Projektstruktur, Termin und Aufwand
  • Aufwands- und Kostenkalkulation bottom up und/oder top down
  • Vorlagen für Projekte und Teilprojekte (Projektbausteine), privat und systemweit nutzbar, (Termin- und Aufwandsskalierung bei der Anwendung einer Vorlage entsprec hend den Rahmenvorgaben)
  • Unterstützung von Standard-Projektphasen

Bedarfsermittlung

  • einfache, automatische Bedarfsermittlung aufgrund von Planaufwand und Terminen
  • strukturierte Bedarfsermittlung aufgrund von frei, definierten Kriterien (z.B. Skill)
  • Darstellung im Zeitverlauf (schaltbar in Tages-, Wochen-, Monatsverdichtungen)
  • Real-time Berechnung bei Planänderungen
  • anwendbar auf Einzelprojekte und Multi-Projekte

Teambesetzung

  • Anzeige von noch nicht zugeordnetem Bedarf
  • direkte Teambesetzung oder zweistufige Teamplanung (Disposition, Aufgabenzuordnung)
  • frei definierbare Merkmale (z.B. Skill, Rolle)

Team-Management

  • Meldungsmanagement (Stand, Aktualität und Qualität der Teammeldungen)
  • Statusmeldungen, Fertigstellungen, Prognosewerte
  • automatische Messages, E-Mails
  • Tätigkeitsnachweise

Zeiterfassung, Erfassung von Sachkosten, Rückmeldungen zum Aufgabenfortschritt

  • mitarbeiterbezogene Aufgabenliste der zu bearbeitenden, freigegebenen Aufgaben
  • Aufwandserfassung für Projekt- und Nichtprojektaufgaben
  • Erfassung von Sachleistungen wie Material, Reisekosten, Lieferantenleistungen
  • Stempeluhr
  • Offline-Erfassung mit Client-Komponente

Projekt-Controlling, Steuerung

  • Soll-, Ist-Abgleich, Fertigstellungsgrad
  • Prognosewerte (Forecast) – getrennt für Termine und Aufwand
  • Statusbericht: Projektteam /Steuerunggremien, Kunden
  • automatische Alarmmeldungen
  • Alarme, Ampeln – automatische Benachrichtigung
  • Meldezeiträume abschließen (alle Meldungen vollständig)
  • Tätigkeitsnachweis

Budget- und Kostenplanung und -controlling, Finanzmittelbedarf und -verwendung

  • Budget- und Kostenplanung für Projekte, Berücksichtigung des Entstehungszeitraums
  • Leistungsarten für Personal- und Sachleistungen
  • Kostenzuordnung zu Projekten und Nichtprojektaufgaben
  • Kostenzuordnung zum Entstehungszeitpunkt (Plan und Ist)
  • zeitraumabhängige Kostensätze für Personal und Sachleistungen
  • Zulieferungen, Fremdleistungen

Unternehmensorganisation

  • Unterstützung der Unternehmensorganisation (Matrix-Organisation)
  • Projektmanagement – Linienmanagement
  • Geschäftsabläufe und Verantwortlichkeiten einer Matrixorganisation

Kontakt- und Beziehungsmanagement

  • Kontaktverwaltung
  • definierbare Rollen bei Projektbeteiligte, Kunden (Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten)
  • automatische Rechte- und Zugangsverwaltung

Kategorisierung

  • Die Kategorisierung ist ein Ordnungssystem zur Einteilung von Business-Objekten (Projekte, Ressourcen, Berichte, aber auch Produkte, Materialien, Waren, Dienstleistungen) in Kategorien mit einer hierarchischen Ordnung. „Kategorie“ bezeichnet dabei eine Objektmenge, die – meist aufgrund gemeinsamer Merkmale – zu einer Gruppe zusammengefasst wird.
  • Zur Verfügung steht eine Infrastruktur, mit der eine Kategorierungssystematik unternehmensspezifisch erstellt werden kann. Kategorien können unternehmensweit oder benutzereigen angelegt werden.

Berichtswesen

  • manuelle und automatische Berichtserstellung und Verteilung (Zyklus einstellbar)
  • Bereitgestellt wird eine Infrastruktur für Berichte. Damit kann jeder Anwender Berichte selbst, ohne unsere Unterstützung, erstellen und integrieren.
  • Vorhandene Berichte können als Vorlagen verwendet und leicht an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Dokumentenablage

  • webbasiertes Dokumentenmanagement
  • Dokumentzugriffe über das Internet
  • ausgerichtet für Dokumente verteilen, für eine Zusammenarbeit
  • Projektverzeichnisse (exklusiv und gemeinsam für mehrere Projekte), automatisierte Verzeichniserstellung und Rechteverwaltung
  • einbindbar in die Unternehmensinfrastruktur und damit einfache Zugriffe mit Client-Programmen (z.B. mit den meisten Office-Produkten), Dokumentinhalte sind direkt bearbeitbar
  • Dokumente werden in der Datenbank gespeichert.

E-Mail-Ablage

  • zentrale, webbasierte E-Mail- Ablage
  • integriert in Projekte
  • E-Mails zuordenbar zu Projekten und Kunden mit automatischer Rechteverwaltung
  • Teamzugriff, Sichtbarkeit der E-Mails steuerbar
  • praxisgerechte, effiziente Suche
  • E-Mails sind in der Datenbank gespeichert

Team-Organisation, Selbstorganisation

  • frei definierbare Standard-E-Mails hinterlegbar
  • Dokumentenversand mit Links auf Dokumente
  • Dokumentvorlagen (Standard-Office-Produkte) hinterlegbar
  • Beschreibungskategorien definierbar (nutzbar z.B. zur Dokumentation von Projektaufgaben wie Anforderungen, Change Request, Statusberichte, …)

Mitarbeitersichten:

  • Übersicht über alle eigenen Projektaufgaben (Multi-Projektsicht) und deren Bearbeitungsstand
  • grafische Übersicht über alle eigenen Aufgaben und den jeweiligen Arbeitsfortschritt
  • Übersicht über alle Buchungen
  • Notizen

Abrechnung, interne Verrrechnung

  • Projekttätigkeiten
  • Nichtprojekttätigkeiten (Linientätigkeiten)
  • Aufwands- und Sachleistungszuordnung zu Kunden direkt bei der Erfassung
  • alle Abrechnungssätze und Mengenangaben bei der Abrechnung änderbar
  • flexible Leistungszusammenstellung in einer Abrechnung (z.B. Abrechnung nach Projekt, Monat und Mitarbeiter, nach Projektgruppe, nach fertig gestellten Aufgaben, …)

Kollaboration

  • automatische Messages, E-Mails bei Ereignissen
  • standardisierte Messages mit manueller Auslösung
  • Standard-E-Mails frei definierbar und hinterlegbar

Aufgaben- und Terminmanagement, Vorgangsbearbeitung

  • Führen von Terminen und Aufgaben, die nicht im Projektplan auftreten
  • Verwaltung von Anforderungen
  • Problemmanagement, Reklamationswesen, Issue-Tracking, Ticketbearbeitung
  • Verwaltung von To-do-Listen,
  • Protokollerstellung, -verteilung sowie Vergabe und Überwachung der To-dos
  • Abstimmprozesse, Klärungen
  • Antragsbearbeitung, Freigabeverfahren
  • Führen von Terminlisten

automatisches, durchgängiges, rollenbasiertes Rechtemanagement für

  • Projekte, Teilprojekte, Aufgabenliste
  • Team-Meldungen
  • Dokumentablage, E-Mail- Archiv
  • Bereiche (Organisationseinheiten)

Integration

  • CoP2go – CoP für unterwegs – Offline-Projektplanung
  • Microsoft Project Professional (Export, Import von Projekten)
  • volle Integration mit round trip Planung
  • Berichte und Abrechnungsdaten (pdf, XML, CSV)
  • Excel (Export Projektplan und Ist-Werte)
  • E-Mail-Archivierung, derzeit für Microsoft Outlook
  • ERP-Systeme, individuelle Schnittstellen
  • Standard-Reportgeneratoren, individuelle Schnittstellen
  • Entwicklungsumgebungen (z.B. Eclipse)

Projektprozesse

  • Projekt Life Cycle (Angebot, Projektplanung, Freigabe, Durchführung, Abschluss)
  • Bedarfsermittlung, nach Skills oder anderen frei definierbaren Merkmalen
  • Projektbesetzung mit Personal: Auslastungsüberprüfung, Ermittlung von geeignetem Personal nach frei definierbaren Merkmalen, Disponieren zum Projekt
  • Planung nach vorgegebenen Kontingenten (z.B. Jahresplanung bei verfügbarem Personal)
  • Aufgabenverteilung an Teammitarbeiter, Änderungsmitteilung
  • Einsammeln der Statusberichte, Tätigkeitsnachweise, Arbeitsfortschritt, Aufwandsmeldungen, Vollständigkeitsprüfung
  • Projektsteuerung auf verschiedenen Controlling-Levels (nach abgeschlossenen Aufgaben, nach Termintreue oder nach Ist-Aufwand, Fertigstellungsgrad)
  • Eskalation bei Gefährdung und Überschreitung von Terminen oder Aufwand

Die Prozesse sind ausgelegt für Großprojekte sowie viele mittelgroße oder kleinere Projekte. Sie bieten eine hohe Prozesssicherheit, unterstützen effizientes Arbeiten und minimieren administrative Tätigkeiten.

Personal-Verwaltung

  • Urlaubsantrag
  • Urlaubskonto
  • Abwesenheiten – frei definierbar
    Beispiele: Sonderurlaub, regionale Feiertage, Home Office, Teilarbeitszeit, Freizeitausgleich, Elternteilzeit, Schulungen
  • Arbeitszeitkonto
  • Antrags-, Genehmigungsworkflow
  • Reisekostenabrechnung

Workflow

  • Anträge, Freigaben und Genehmigungen
  • Aufgabenmanagement
  • digitale Formulare