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Oft entstehen Fragen, wie man planerisch und bei einer Zeterfassung mit Aufgaben umgeht, die durch Anfragen von Kollegen, Anfragen aus anderen Abteilungen oder Kundenanfragen entstehen.
Diese Frage hat weitaus größere Bedeutung als auf den ersten Blick anzunehmen ist, da solche Aufgaben in ihren Umfang erheblich sein können und sogar einen Großteil der täglichen Arbeit ausmachen. Damit ist man nahtlos bei dem Thema „Kleinaufgaben und deren planerischer Umgang“ angekommen.

Folgende Regel hat sich bewährt:

Bei einer Anfrage entscheidet der angefragte Mitarbeiter, ob er m Sinne einer Nachbarschaftshilfe die entsprechende Aufgabe durchführt. Dabei verantwortet er, dass damit keine seiner Termine gefährdet werden und auch keine Aufwandsüberschreitungen entstehen. Unterstützung von Kollegen im Rahmen einer Nachbarschaftshilfe ist also kein Argument, Termine oder Aufwände zu überschreiten.

Die entstehenden Aufwände werden nicht separat ausgewiesen, sondern fließen bei einer anderen Aufgabe ein. Jede Aufgabenschätzung enthält eine gewisse Unsicherheit. Solche Zusatzaufgaben sind also im Rahmen einer Planungsunsicherheit zu sehen.

Sind angefragte Aufgaben aber zu umfangreich oder häufen sie sich derart, dass diese nicht mehr als Unschärfe aufgefasst werden können, sind planerische Maßnahmen vorzunehmen. So kann etwa für einen Mitarbeiter vorgesehen werden, dass er als „Poweruser“ für ein Programm Anlaufstelle der Kollegen ist. Bei vielen Unternehmen oder in manchen Abteilungen nehmen solche Anfragen erheblichen Umfang an, so dass von vornherein das Thema „Kleinaufgaben“ geklärt werden muss. Geschieht dies nicht, kann keine realistische Kapazitätsplanung vorgenommen werden kann.

Dieser zentralen Bedeutung von Kleinaufgaben trägt CoPTrack Rechung und stellt entsprechende Konzepte und Mittel bereit.

Zuletzt geändert am: 12.12.2010 um 13:43:03